Diberdayakan oleh Blogger.
RSS

proses menulis pesan dalam bisnis


A.    Pemahaman Proses Komposisi
Proses komposisi (compocition process) penyusunan pesan bisnis dapat dianalaogikan dengan proses penciptaan lagu seperti yang dilakukan seorang composer. Dia harus merencanakan lagu apa yang akan dibuat dan menentukan bentuk arasemendan personil kelompok yang akan mengiringi lagu tersebut. Kemudian mereka harus melakukan latihan dan uji ulang atau revesi –revesi yang diperlukan, sehingga lagu yang diciptakan mempunayi mutu yang bagus, enak didengar, dan mudah dicerna oleh para penggemarnya. Demikian halnya dengan proses komposisi untuk pesan-pesan bisnis. Penyusunan pesan-pesan  bisnis meliputi 3 tahap, yaitu : 

1.    Perencanaan
Dalam fase perencanaan (planning phase), dirancang hal-hal yang cukup memdasar,seperti maksud atau tujuan komunikasi, audiens yang akan menerima pesan, ide pokok / main idea pesan-pesan yang akan disampaikan, dan saluran atau media yang digunakan utnuk menyampaikan pesan. Disamping itu, intonasi juga perlu diatur, apakah melemah, mendatar, atau menninggi. Yang terpenting adalah menyiasati  situasi yang ada sehingga tujuan yang dikehendaki dapat tercapai.
2.    Pengorganisasi
Setelah tahap perncanaan, tahpa berikunya adalah mengorganisasikan ide-idde selanjutnya dituangkan dalam bentuk draf. Proses ini dimujlai dengan merangkai kata-kata, kalimat, paragraf, dan memilih ilustrasi yang diperlukan untuk mendukung ide pokok bahasannya.
    Organisasi dan komposisi erat kaitannya dengan penyusunan atau pengaturan kata-kata, kalimat, dan paragraf yang sederhana, mudah dipahami, dimengerti, dan dilaksanakan oleh sipenerima pesan.
3.    Revisi
Setelah ide-ide dituangkan dalam kata-kata, kalimat, paragraf, perhatikan apakah kata-kata, kallimat , paragraf, telah diekspreikan dengan benar. Seluruh amksud da nisi pesan harus di telaah kembali dari sisi substansi pesan yang ingin disampaikan maupun dari gaya penulisannya, struktur kalimat yang dugunakan, dan bagaiman tingkat pemahamnannya.
B.    Pentuan Tujuan
Tahap pertama dalam merncanaan suatu pesan bisnis adalah memikirkan maksud da tujuan. Seorang komunikator tentunya ingin menjaga nama baik dihadapan audiens, sekaligus menghasilkan suatu yang baik bagi organisasinya.
Untuk dapat melakukan hal itu, pertama anda harus menentukan tujuan yang jelas dan dapat diukur, sesuai degan tujuan organisasi.
1.    Mengapa tujuan harus jelas
Tujuan yang jelas akan membantu atau mengarhakan anda untuk mencapai tujuan yang dikehendaki. Penentuan tujuan yang jelas bagi suatu organisasi akan dapat membantu mengambil keputusan yang mencakup antara lain.
a)    Keputusan untuk meneruskan pesan
Sebelum menyampaikan suatu pesan, tanyakan pada diri anda sendiri apakah pesan yang akan  disampaikan bener-bener diperlukan tidak. Jika pesn-pesan yag akan disampaikan diduga mempunyai pengaruh yang sangat kecil kepada audiens, sebaiknya pesan ditahan dulu.
b)    Keputusan untuk menanggapi audiens
Untuk memutuskan cara terbaik menaggapi audiens, komunikator perlu mempertimbangkan motif-motif mereka. Mengapa mereka memperhatikan inti pesan yang akan disampaikan? Apakah mereka mengharapkan keuntungan ? apakah harapan mereka sesuai dengan harapan komunnikator ?
c)    Keputusan untuk memusatkan isi pesan
Menetapakan tujuan yang jelas akan membantu memusatkan isi pesan komunnikator seharusnya hanya memasukan informasi yang penting, yang relevan dengan pencapaian tujuan yang telah ditetapkan.  Informasi yang tidak relevan harus disingkirkan atau di buang jauh-jauh. Bila isi pesan yang tidak penting dimasukan dalam pesan-pesan yang akan disampaikan, inti pesan akan kabur, dan waktu pun akan terbuang percuama.
d)    Keputusan untuk menetapkan media yang akan digunakan .
Penentuan saluran atau media yang akan digunakan utnuk menyampaikan  suatu pesan, sangat tegantung pada tujuan yang dikehendaki. Media komunikasi yang akan digunakan dapat berupa lisan dan tulisan. Misalnya, seorang pimpinan kelompok kerja yang ingin mengumpulkan anggotanya, dapat menggunakan tulisan sebagai media komunnikasi.
2.    Tujuan komunikasi bisnis
Secara umum, ada 3 tujuan komunikasi bisnis yaitu:
a)    Memberi informasi
Tujaun pertama dalam komunikasi dalam bisnis adalah memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain. Sebagai contoh, seorang pimpinan perusahaan membutuhkan beberapa pegawai baru yang akan ditempatkan sebagai staf administrasi di kantor-kantor cabang yang ada.
Untuk memperoleh pegawai yang diharapkan, ia dapat memasang iklan lowongan kerja melalui media surat kabar, majalah, radio,dan internet. Masing-masing media komunikasi tersebut memiliki keunggulan dan sekaligus kelemahannya baik dilihat dari sisi jangka penerimaannya maupun biayanya.
b)    Melakukan persuasi
Tujuan kedua komunikasi bisnis adalah melakukan persuasi kepada pihak agar apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan benar. Hal ini sering dilakuikan, terutama yang berkaitan dengan negosiasi antara kedua belah pihak dalam bisnisnya. Untuk mendapatkan hasil yang optimal dalam bernegosiasi, setiap pihak perlu memahami win-win solution. Artinya kedua belah pihak yang terlibat dalam negosiasi tersebut saling memperoleh manfaat tanpa merasa ada yang dikorbankan atau gagal.
c)    Melakukan kolaborasi
Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan kolaborasi atau kerja sama bisnis antara seseorang dengan orang lain. Melalui jalinan komunikasi bisnis tersebut seorang dapat dengan mudah melakukan kerja sama bisnis, baik dengan perusahaan domestic maupun perusahaan asing
3.    Cara menguji tujuan
Penetuan tujuan yang baik tentunya harus mudah diaplikasikan dalam dunia nyata. Oleh perlu dilakuakan pengujian dengan empat pertanyaan berikut ini:
a)    Apakah tujaun tersebut realsitik ?
b)    Apakah waktunya tepat ?
c)    Apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat?
d)    Apakah tujuannya selaras dengan tujuan organisasi perusahaan?
C.    Analisi audiens
Bila komunikasi telah memiliki maksud dan tujuan yang jelas, langkah berikunya adalah memperhatikan audiens yang akan dihadapi. Siapa mereka, dan bagaimana pemahaman, latar belakang usia, pendidikan, bagaimana minat mereka, dan apa yang mereka ingin ketahui?Jawaban terhadap pertanyaan tersebut merupakan informasi yang sangat berharga, yang akan mempengaruhi  cakupkan materi yang akan diberikan pada audiens dan cara mengatasi audiens.
1.    Cara mengembangkan profil audiens
Mengembangkan suatu profil audiens boleh dikatakan gampang-gampang susah. Gampang, jiak lawan komunikasi adalah seorang yang sudah dikenal dengan baik. Sehingga penentuan profil audiens tidak akan  menimbulkan kesulitan. Sulit, apabila lawan komunikasi kita belum kita kenal sehingga untuk menentukan profil akan  meninbulkan kesulitan.
Dalam kasus ini, komunikator perlu melakukan investigasi untuk mengantasipasi reaksi mereka.
a)    Menentukan ukuran dan komposisi audiens
b)    Siapa audiens
c)    Reaksi audiens
d)    tingkat pemahaman audiens
e)    hubungan komunikator dengan audiens
2.    cara memuaskan audiens akan kebutuhan informasi
kunci komunikasi yang efektif adalah dengan menetukan kebutuhan informasi audiens, dan selanjutnya berusaha memenuhi kebutuhan tersebut . ada lima tahap yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan audiens.
a)    Tentukan/ cari apa yang dibutuhkan audiens
b)    Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan
c)    Berikan semua informasi yang diperlukan
d)    Pastikan bahwa informasinya akurat
e)    Tentukan ide-ide yang paling menarik bagi audiens
3.    Cara memuaskan audiens dan kebutuhan informasi
Beberapa jenis pesan bertujuan untuk memotivasi aidiens untuk mau mengebah perilaku audiens. Akan tetapi, pemberian motivasi ini sering kali mengalami kendala dan hambatan. Hal ini disebabkan adanya kecenderungan dari audiens untuk tidak mau mengubah sesuatu yang ada dengan hal yang baru. Bagaimana mengatasi masalah kendala itu? Salah satu caranya adalah dengan cara mengatur pesan-pesan sedemikian rupa sehingga informasi yang diterima audiens dapat diterima dengan mudah.
D.    Penentuan ide pokok
Setelah menganalisis tujuan dan audiens, selanjutnya adalah menentukan cara untuk mencapai tujuan tersebut.  Setiap pesan-pesan bisnis akan bermuara pada satu tema pokok yaitu ide pokok.
Topic dan ide pokok merupakan hal yang berbeda. Topic adalah pesan yang lebih luas, sedangkan ide pokok adalah pernyataan tentang suatu topic, yang menjelaskan isi dan tujuan topic tersebut sehingga dapat diterima audiens. Sebelum untuk menentukan ide pokok, hal-hal yang penting harus diidentifikasi terlebih dahulu.
1.    Teknik curah pendapat
Beberapa curah pendapat yang dapat digunakana antara lain adalah
a)    Storyteller’s tour
b)    Random list
c)    CFR (Conclusions, Finding, Recommendations) Worksheet
d)    Journalistic Approach
e)    Questions  And Answer Chain
2.    Penbatasan cakupan
Secara umum, penyajian informasi rutin kepada audiens yang telah anda kenal hendaknya menggunakan kata-kata yang singkat. Cara ini juga dapat membangkitkan rasa hormat audiens kepada komunikator, sedangkan penyampaian pesan yang komplek dan kontroversial akam memakan waktu lebih lama, terutama jika audiens yang hadir atas orang yang skeptis atau orang yang tidak dikenal. Ide pokok dari pesan selebihnya disesuaikan dengan waktu yang tersedia sehingga poin-poin yang penting tidak terabaikan. Yang lebih penting adalah ide-ide pokok yang disampaikan haruslah mudah dimengerti dan diteriam audiens.
E.    Seleksi saluran dan media
Cara untuk menyampaikan ide-ide 2 tahap saluran yaitu:
1.    Komunikasi lisan
Salah satu kebaikan komunikasi lisan adalah kemampuan untuk memberikan umpan balik dengan segera. Saluraun ini digunakan bila pesan sederhana, tidak diperlukan catatan permanen, dan audiens dapat dibuat nyaman. Kelebihan lain dari komunikasi lisan adalah sifatnya yang ekonomis.

2.    Komunikasi tertulis
Pesan-pesan tertulis juga memiliki berbagai macam bentuk, seperti surat, memo, proposal, dan laporan. Salah satu kelebihan komunikasi tertulis adalah bahwa penelis mempunyai kesempatan untuk merencanakan dan mengendalikan pesan-pesan mereka. Dalam memilih saluran dan media berkomunikasi perlu dipeertimbangkan tingkat kepentingannya, formalitas, kompleksitas , tingkat kerahasiaannya, emosional, dan biaya pengiriman serta harapan audiens.


  • Digg
  • Del.icio.us
  • StumbleUpon
  • Reddit
  • RSS

1 komentar:

eko saputra mengatakan...

Tiket Pesawat Murah Online, dapatkan segera di SELL TIKET Klik disini:
selltiket.com
Booking di SELLTIKET.COM aja!!!
CEPAT,….TEPAT,….DAN HARGA Di Jamin Murah!!!

Ingin usaha menjadi agen tiket pesawat??
Yang memiliki potensi penghasilan tanpa batas.
Bergabung segera di agen.selltiket.com

INFO LEBIH LANJUT HUBUNGI :
No handphone : 085363402103
PIN : D364EDCB

Posting Komentar